La communication : se faire comprendre et comprendre

 Piloter son activité sans travailler le volet communication revient à supprimer un levier de progrès.

La détection de problèmes, la connaissance de ce qui est réellement fait (et non pas de ce qui a été prévu), les solutions, trouvent leur source sur le terrain, au plus près. Etablir une communication ascendante est au moins aussi important que la redescendre des indicateurs.

Il n'y a pas de perte de pouvoir, pour un manager, à accepter d'écouter ceux qui vivent la situation....

… et à reconnaître leur paternité dans les solutions d'amélioration.

Managers, soyez ou devenez des tuteurs, des facilitateurs!

 

XLpourTPME : Impact du mode de communication
XLpourTPME : Communiquer


Les indicateurs

Je dis souvent à mes clients que chacun à son poste doit pouvoir répondre à 2 questions :

  • Que dois-je faire maintenant ? (le "Que" représentant "Quoi" et "Comment")
  • Ai-je bien travaillé ? (Qualité, Quantité, Amélioration)

En général, les chiffres existent … dans les serveurs. Ils ne font d'ailleurs mal que si on les consulte.

Alors, définir et afficher des indicateurs pertinents c'est savoir se situer en permanence. A l'heure de Waze il paraît inconcevable de négliger ses outils de suivi.

 

Le summum, bien sûr, est de déléguer la gestion des indicateurs à celui qui est le plus concerné, mais qui dit délégation dit s'assurer des compétences et fournir les moyens. Formation, participation à l'élaboration des indicateurs, délégation de leur tenue amènent les collaborateurs à participer, remonter les problèmes et proposer des solutions.

 

Avec Excel, ou un autre Opencalc, il est facile de démultiplier les indicateurs, à condition de penser les outils pour celui qui les utilisera (cf mon expérience en rubrique Contact - Qui suis-je ?)

 

Vous voulez communiquer avec : votre comptable ?  vos collaborateurs cadres ?  les opérationnels ?

Utilisez une seule source de chiffres et adaptez la mise en image...

 


Le reporting et les tutoriels avec Powerpoint

Le problème de la communication se présente à tous les étages, et arrive très très vite au niveau des managers. Je croise des collaborateurs, anciens "techniciens", qui ont évolué vers des postes de managements, comme si cela était inné, c'est à dire sans accompagnement en terme de management, d'outils d'analyse et de reporting.

La bonne volonté ne suffit pas souvent et pour faire passer ses messages à une assemblée :

  • le message (données ...) est important
  • le moyen utilisé pour véhiculer son message est important
  • l'aisance dans la présentation est importante

Pour ceux qui possèdent Office, Powerpoint reste un outil efficace et facile à prendre en main. Il y a des équivalents en open source ainsi que des outils plus "créatifs", avec une approche "mind mapping" . 

Rappelez-vous néanmoins que la chose la plus importante est le message.

 

Revenons à Powerpoint avec une fonctionnalité intéressante : l'enregistrement d'écran.

Cela permet de créer rapidement des "tutoriels" sans avoir à recourir à un logiciel tiers. D'accord il ne faut pas espérer avoir le rendu d'un logiciel de montage vidéo mais, selon les principes du lean, mieux vaut une solution à 60% tout de suite que d'attendre du 100% peut-être. Mes tutoriels à partir de fin 2019 sont faits avec Powerpoint, je vous laisse juge.

 


Communiquer en environnements ISO 9000, 14000, 45000, …

Lors de mes rencontres avec des Responsables, Qualité - Sécurité - Environnement …, j'aborde souvent l'aspect Analyse de données et Communication.

Cela dérive inévitablement vers les tableurs qui restent largement utilisée en complément des progiciels, et pour cause :

  • flexibilité
  • performance
  • travail en autonomie
  • ...

Mais, pour l'avoir vécu pendant de nombreuses années, manque de contrôle.

 

Quand je fais ce constat, mes interlocuteurs s'étonnent. Ma réponse est alors une liste de questions, une check-list en quelque sorte :

  • Combien de fichiers Excel utilisés dans l'entreprise ?
  • Par qui ? Les personnes sont-elles qualifiées ?
  • Quelle garantie sur les données sources utilisées ?
  • Les méthodes de calculs ont-elles été validées par un tiers ?
  • Les fichiers sont-ils fiables dans le temps (protection ...) ?
  • Les fichiers sont-ils enregistrés en qualité d'outils de l'entreprise ?

J'opère très peu dans des grands groupes dans lesquels je ne doute pas que tout cela soit maîtrisé (cela ne l'était pas "de mon temps" mais çà, c'était avant). Par contre dans les structures que je croise, les copier/coller et autres filtrages hasardeux peuvent conduire parfois jusqu'à la prise de décisions logiques, mais basées sur des données fausses.

 

Par voie de conséquence, la plus belle présentation Powerpoint ne pourra pas corriger un message faux.