Le geste qui sauve ? Les premiers raccourcis que l'on apprend : "Ctrl c" et "Ctrl v". Le copier-coller est-il la solution ?
Le copier coller est rapide, notamment quand on utilise les raccourcis claviers.
Le copier coller est fiable, fonctionnalité gérée par Excel.
Faut-il s'en méfier ? Ma réponse est OUI !
Je l'utilise beaucoup, sous toutes ses formes (valeurs, formats ...) en conception de fichiers mais il faut vraiment une raison incontournable pour que l'utilisateur d'un fichier ait à le faire.
En effet parmi les risques les plus évidents et aussi les plus fréquemment rencontrés nous pouvons citer :
- Copie partielle des données (oubli de lignes).
- Erreur de filtrage de données avant copie.
- Modification des données à copier (les données arrivent d'un autre logiciel dont le propriétaire a décidé de modifier le format de sortie, bien sûr, sans prévenir).
- Collage au mauvais endroit (décalage ligne ou colonne).
- Collage au mauvais endroit (des colonnes ont été inversées, ajoutées, modifiées dans le second tableau et on continue à copier-coller...)
- Ecrasement de données lors du collage.
- Copie de valeurs (le tableau copié ne se met pas à jour si on change une donnée dans celui d'origine).
- Copie de formule (on voulait un historique, donc des valeurs figées, et on a une copie dynamique qui se met à jour en même temps que l'original).
- Modification de formats (le second tableau doit avoir son propre format et une copie brutale impose le format des cellules d'origine).
Quelles solutions ?
- Travailler avec des formules quand c'est possible.
- Effectuer les copier-coller "utilisateur" par macro.
- Vérifier les intitulés de colonne pour déceler les modifications (par formules, Mises en Forme Conditionnelles ...)
- Si on filtre, vérifier dans le second tableau, copier la colonne filtrée et vérifier (MFC) que la colonne ne contient bien que la valeur de filtre attendue.
Le copier-coller est un outil puissant et simple à manier, ce qui peut conduire à des erreurs de manipulation. A pratiquer en conception mais à limiter en utilisation de fichier ou à minima prévoir des garde-fous pour détecter les erreurs prévisibles.
Heureusement, Excel ne se réduit pas aux copier-coller.